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办公室升职的秘诀

作者:更新日期:2011-05-24 01:23:49来源:铜仁智鼎人力资源服务有限责任公司人才招聘网

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文章概况:吴小姐毕业于北京外语学院,三年前到了一家外资公司做秘书。在这家公司,吴小姐因为出色的工作能力和沟通技巧,多次被提升,现在吴小姐已经成为公司的首席秘书了。 主意还得领导拿

    吴小姐毕业于北京外语学院,三年前到了一家外资公司做秘书。在这家公司,吴小姐因为出色的工作能力和沟通技巧,多次被提升,现在吴小姐已经成为公司的首席秘书了。

  主意还得领导拿切不可越俎代庖

  吴小姐认为,经常代替老板行使职权,往往会使秘书不能正确评价自己,以为自己和领导握有同样大的权利,这是秘书成长道路上最可怕的陷阱。

  一天,吴小姐所在公司的经理突然收到一封非常无礼的信,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地将吴小姐叫到自己的办公室,叫秘书记录自己口述的回信:我没有想到会收到你这样的来信,尽管我们之间已有那么长时间的往来,但事到如今,我不得不中止我们之间的一切业务,并且按照惯例,我要将这件事公之于众!

  然后,经理让吴小姐立即将信打印寄走。当天快下班的时候,吴小姐将打印出来的信递给已心平气和的经理:“经理,可以将信寄走吗?

  这封充满火药味的信自然没有发走,因为吴小姐的聪明,使公司挽救了一个大客户。吴小姐说,经理也是人,也有喜怒哀乐,也有不能自制的时候。当他的感情一旦平淡下来,必然会自我反省。在这个时候,秘书把打印出来的信交给经理征求他的意见,实际上就是给经理创造一次重新决策的机会。如果当时我向经理指出他的过火行为,那是非常错误的。吴小姐解释,作为一个公司的领导人,经理有自己思考问题的角度和方式,他必须经常权衡与各方面的关系和利益问题,因此也必然包括与这家代理商之间的利益关系。他提出中止与这家代理商之间的关系,也许并非出于一时之怒,只不过是那家无礼的来信充当了导火索而已;当然也有可能的确是经理一时之怒,中止与对方的来往仅仅是说说而已。在不明白经理的真实想法之前,秘书绝对不能越俎代庖,替经理做主,秘书作为经理的助手既不是经理的政策的制定者,也不是最后的决策人。

  管理好时间是关键千万别劳而无功

  秘书在工作中必须适应现代企业那种严格的规章制度。现代企业的时间观念是很强的,许多新入行的秘书开始都很难适应雇主那种分秒必争、刻板严格的要求,许多人对上司为其耽误了几分种而大发雷霆感到不解,有的人认为老板因为秘书耽误了一个约会就炒人鱿鱼纯属小题大做。

  某大公司人力资源总监张先生说:老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效的工作作风确实感到难以容忍。他们需要的是工作井井有条、在办公室一呼即应的秘书;是在工作紧张的时候能自觉自愿地加班加点而毫无怨言的秘书;是一个用脑多于用手、善于管理时间,而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就感的秘书。

  小丽是某驻华商社的办公室秘书,在她的办公场所,人们总是看到满目狼藉、一片繁忙的景象,她常常在一摞摞的文件中不断地翻来找去,她的抽屉里总是堆放着满满的文件,她总是穿梭在办公桌与文件箱这不算短的路途之间。当老板要调看文件时,她又发现该保存好的文件又没了踪影,明明可以让对方再电传来一份,她却愿意“不辞辛苦”地跑上几个小时去取。翻译文件时,经常需要查阅一些参考书,可是她的工具书却又总是不在手边,使得她又常常把工作带回家熬夜加班。她的办公用品钢笔、铅笔、便笺纸、订书器总是到用时就发现不在应有的地方或不够用。

  与她共事的人都对她的依赖、磨蹭、缺乏办事的条理感到头疼,但是别人的监督、催促对于她根深蒂固的陋习来说丝毫不起作用,常常是事倍功半。最后的结果可想而知,小丽被炒了鱿鱼。

  把忙碌分出层次最忌讳因小失大

  中国某大学行政学院副院长认为,快节奏、高效率是秘书工作的一个基本原则,新时期办公室的工作面临的问题复杂而又随机,秘书人员常感到忙忙碌碌事情仍做不完,总感到时间不够用。赵教授认为,学会合理地、科学地安排和管理时间是提高秘书人员工作效率的有效途径。

  小勇是某私企经理的助理秘书,几年来,他勤奋努力,事必躬亲,却发现他总被一些琐事包围着。他生性优柔寡断,一件事,他总是掂量来掂量去,想出好多种结果,生怕引人不快。对一些重要又不太懂的事,他总是采取逃避的态度,非拖到不能再拖的时候,才动手去处理,结果却因时间仓促,常常草草了事。一次老板出差,让他起草一份在董事会上的发言报告。他想时间还有一周,不必着急,于是摩拳擦掌地决心好好给老板露一手。其后的几天,他忙于完成另外的几件事:寄了几封信,发了几份传真,打了几个无关紧要的电话,给老板的一位朋友买了一束鲜花去贺他的开业之喜,又和自己的几个朋友小聚了一两次。突然一天上班之时,想到老板明天就要回来了,可是他要的报告还未见一字。本打算全力以赴完成报告,可是已安排了一个预约接待,一谈就是半天,下午又要安排去机场接老板的事,然后又被别的部门叫去协商安排明天的会议,终于把一切安排妥当,此时,也就到了下班时间,于是决定回家加班。吃过饭,电视里又有一场精彩的足球赛,终于忍不住把球赛看完,此时已是晚上11点,刚写了开头,又发现一些文件忘了拿回来了,只好第二天赶早到办公室写出报告的后半部分。

  结果,一份轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无特色、草草而就的文件。小勇常常想不通,为什么自己几年来一直兢兢业业、埋头苦干但工作起色不大,而且职位升迁很慢。

编辑:铜仁智鼎人力资源服务有限责任公司人才网

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